O termo arquivo tem várias definições a depender da conceituação pesquisada, além de adaptações terem sido feitas ao longo do tempo, por isso, uma das possíveis definições é a de que o arquivo é um conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos, com o objetivo de manter as informações desses documentos, para uso de entidades públicas e privadas ou até pessoais.
Assim como os conceitos sobre o tema foram se atualizando,
também inovações foram aplicadas ao
arquivo, pois é preciso adaptar-se ás mudanças
da sociedade, com isso, a tecnologia foi
aplicada no processo de melhoria dos
arquivos de muitas empresas, além de algumas empresas terceirizadas serem
criadas exclusivamente para a gestão
documental.
Esse procedimento de evolução
nos documentos já estava em
expansão, mas a pandemia de Covid - 19, iniciada aqui no Brasil em 2020,
acelerou a migração de arquivos físicos para arquivos digitais, facilitando a utilização dos mesmos em cenários
como o trabalho remoto, dessa
maneira, além de garantir uma modernização,
ainda trouxe uma maior segurança
para esses arquivos.
O arquivo digital é um conjunto
de documentos em um modelo
eletrônico, assim como o seu gerenciamento
também serão realizados nesse modelo aplicado, facilitando ainda mais a organização,
além de poder ser utilizado por diferentes pessoas da empresa, bastando a
liberação do acesso ao mesmo e em dispositivos portáteis, como notebook, tablet e/ou celular.
A produção dos arquivos
digitais inclusive se ampliou muito, já que novos usos da tecnologia também trouxerem um volume
maior dos documentos nesse novo
formato, por exemplo, antigamente o papel
(físico) era muito utilizado, já com as novas ferramentas ele foi substituído
ou pelo menos teve uma diminuição em sua utilização, assim como a forma como o
documento será armazenado.
Além das vantagens já
citadas anteriormente, como a segurança,
a acessibilidade e a ampliação da organização das documentações, também podemos citar outras, tais como:
- A ecologia, pois os recursos naturais necessários para a elaboração dos arquivos físicos gera um impacto negativo para o planeta, além da minimização do lixo, anteriormente produzido.
- O compartilhamento das informações documentais de forma facilitada e com agilidade.
- A redução de custos, já que a empresa não precisa gastar certos recursos, sejam eles materiais ou de capital humano, em grande quantidade, para a sua manutenção.
- A redução ou eliminação de espaço físico voltado exclusivamente para o arquivamento, já que antes algumas empresas possuíam grandes locais para conseguirem alocar os seus inúmeros volumes de documentos.
- Um maior poder de preservação e recuperação de documentos, pois os arquivos em formato físico podem se deteriorar com maior facilidade e precisam de um cuidado de armazenagem mais específico, além de cópias digitais terem muita durabilidade.
- Uma disponibilidade imediata mesmo à distância.
- O sigilo das informações, assim elas estarão muito mais protegidas do acesso indevido, por exemplo, de funcionários não habilitados para fazê-lo.
- O cumprimento das obrigações leais e regulamentares, por exemplo, em caso de auditorias, já que um arquivo organizado facilita o encontro de um documento rapidamente e também colabora para a gestão eficiente dos mesmos, sem perdas.
- Uma maior qualidade de trabalho para o colaborador, já que existe uma otimização dos processos laborais e uma maior segurança nos mecanismos realizados, eliminando ou reduzindo a perda de dados.
Conclusão:
Um arquivo é
muito importante para os processos de
um ambiente de trabalho e o seu funcionamento eficiente, por isso é importante que as empresas estejam atentas às
inovações que possam beneficiá-las,
aplicando-as em seus processos,
utilizando a tecnologia como uma vantagem e um diferencial competitivo.
A sociedade está em uma era
totalmente digital, é importante
utilizar os seus grandes benefícios para o arquivo, assim o ambiente empresarial terá a sustentabilidade necessária para um negócio de sucesso.
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